Immer alles im Blick: die Kanban-Methode als Unterstützung für visuelle Führung und agiles Projektmanagement
Kanban (japanisch kan = Signal, ban = „Karte“) ist eine einfache, aber sehr wirkungsvolle Methode, um den bestehenden Workflow, vorhandene Arbeit sowie Probleme übersichtlich darzustellen.
Schon in den 1940er-Jahren wurde diese Methode vom Automobilkonzern Toyota mit dem Ziel, Lagerbestände zu reduzieren und Fertigungsprozesse in Einklang zu bringen, entwickelt. Mithilfe von Karten (den sogenannten “Kanban”) wurden von den Arbeitern in der Fertigungshalle von Toyota in Echtzeit verfügbare Kapazitäten mitgeteilt und benötigte Materialien an das Lager weitergegeben. Die dort gelagerten Materialien wurden nach Erhalt der Kanban an die Arbeiter in der Fertigungshalle geliefert. In Folge übermittelte das Lager eine Kanban an die jeweiligen Zulieferer, die ebenfalls eine bestimmte Menge dieser Materialien bereithielten und diese auf Anforderung an das Lager auslieferten. Ein ungehinderter Workflow, angepasst an die verfügbaren Kapazitäten der Arbeiter und zur Verfügung stehenden Materialien, konnte entstehen.
Dieser Prozess bildete die Grundlage der auch heute noch gängigen „Just in Time“-Fertigung – und diese „Just in Time“-Fertigung dient wiederum als Grundsatz für die Arbeit von agilen Softwareentwicklungsteams. Sie ordnen die Anzahl der Work-in-Progress-Aufgaben der Kapazität des Teams zu, können dadurch als Team flexibler planen, Aufgaben schneller erledigen und Transparenz im gesamten Entwicklungszyklus gewährleisten.
Das wichtigste Hilfsmittel für den Einsatz von Kanban ist das sogenannte „Kanban-Board“, das z.B. aus einem simplen Whiteboard und Haftnotizen bzw. Karteikarten bestehen kann, oder auch als webbasierte Online-Anwendung (z.B. Jira, Trello) erhältlich ist. Egal ob das Board für jedes Mitglied eines Teams gut ersichtlich an der Wand hängt oder virtuell verfügbar ist – seine Funktion ist die Visualisierung der Aufgaben, die Standardisierung des Workflows und die Ermittlung und Beseitigung aller Hindernisse und Probleme durch Abhängigkeiten.
Ein einfaches Kanban-Board unterteilt einen Workflow in drei Schritte: offene ToDos, in Bearbeitung, erledigt.
Je nach Größe, Struktur und Zielen eines Teams kann der Workflow jedoch an spezifische Prozesse angepasst werden. So kann beispielsweise auf einem Kanban-Board für ein IT-Projekt der Bereich „Bearbeiten“ durch die drei Spalten „Entwickeln“, „Testen“, „Release“ ersetzt werden, um einen vollen Überblick über die einzelnen Entwicklungsschritte einer Software zu bieten.
Jede Haftnotiz oder Karte auf dem Board steht für eine Aufgabe, was für Transparenz über die aktuell vorhandene Arbeit und bestehende Engpässe sorgt.
Sind alle Arbeiten erfasst, wird als nächster Schritt der Work in Progress, also die Menge der parallel ablaufenden Arbeiten, eingeschränkt. Dadurch kann ein Multitasking reduziert und die einzelnen Arbeiten schneller erledigt werden. Hier wird häufig der Mechanismus der so genannten Spalten-Limits eingesetzt und es dürfen z.B. nur eine bestimmte Anzahl an Aufgaben in den Spalten „Entwickeln“ oder „Testen“ aufgenommen werden. Das hat den Vorteil, dass auftretende Probleme zügig gelöst werden müssen, um den Workflow nicht zu behindern.
Das Kernkonzept von Kanban ist nämlich der „Flow“: Alle Aufgaben sollen möglichst gleichmäßig und ohne lange Stillstände oder Blockaden durch das System fließen. Wird der Flow verzögert oder unterbrochen, müssen die Ursachen genau geprüft und schnellstmöglich behoben werden. Ein konsequenter Einsatz von Kanban bedeutet somit nicht nur ein effizienteres Arbeiten in Projekten, sondern kann auch dazu beitragen, dass sich eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen etablieren kann.
Vorteile von Kanban:
- Das Kanban-Board schafft schnell eine hohe Transparenz über den Projektfortschritt und akute Engpässe/Probleme.
- Durch die Überwachung und Steuerung der entsprechenden Verantwortlichkeiten und die Begrenzung auf eine Höchstzahl an Tickets trägt es zu kürzeren Durchlaufzeiten der Arbeitspakete bei.
- Kanban lässt sich gut mit anderen Methoden wie zum Beispiel Scrum kombinieren.
- Die relativ einfache Methode führt zu wenig Widerstand bei der Einführung und die haptische Darstellung fördert die Identifikation der Teammitglieder mit der Aufgabenstellung stärker als eine abstrakte Darstellung z.B. in einem Balkenplan.
- Hängt das Kanban-Board in für alle zugänglichen Büroräumlichkeiten, bietet es eine gute Grundlage für den regelmäßigen Austausch innerhalb des Teams.
Nachteile bzw. Grenzen von Kanban
- Kanban eignet sich vor allem für kleinere Projekte, die von kleinen Teams abgewickelt werden. Bei komplexeren Projekten kann die Übersichtlichkeit nicht mehr gewährleistet werden.
- Die Methode erfordert von allen Beteiligten hohe Disziplin. Jeder kann auf das Kanban-Board zugreifen. Dadurch können Tickets verschoben werden bzw. gänzlich verloren gehen, was Prozessverzögerungen und Ärger nach sich ziehen kann.
- Nicht dokumentierte Aufgaben gefährden die Stabilität der Methode.
- Kanban ist nicht geeignet für Umgebungen, die einen hohen Dokumentationsanspruch aufweisen.
Wo lässt sich Kanban einsetzen?
Auch wenn Kanban seinen Ursprung in der Automobilbranche bzw. in der Softwareentwicklung hat und dort am häufigsten angewendet wird – Kanban-Boards finden mittlerweile in vielen unterschiedlichen Gebieten ihren Einsatz: Von Kleinunternehmen und Startups über traditionelle mittelständische Betriebe bis hin zu internationalen Konzernen nutzen Kanban-Boards auch in Bereichen wie Marketing und Vertrieb, Systemadministration oder Wartung und setzen diese zur Projektsteuerung bzw. zur Überwachung und Strukturierung von Aufgaben ein.
Auch im Setting Milestones Office leben wir das Konzept der visuellen Führung und nutzen Kanban-Boards, um bestmögliche Transparenz über die laufenden Aufgaben für unser Office-Team zu schaffen.
„Jeden Montag heißt es bei uns im Office kleben“, erzählt Rada Babic, verantwortliche Office Leiterin bei Setting Milestones. „Alle unsere Aufgaben und Arbeitsprozesse werden in einem kurzen Stand-up-Meeting mithilfe der farbigen Post-its je nach Bearbeitungsgrad übersichtlich visualisiert.“ Auch Marlene Aigner (Office Mitarbeiterin) zeigt sich vom Einsatz von Kanban im Office-Alltag begeistert: „Das Kanban-Board hängt für uns alle gut ersichtlich in unserem Besprechungsraum. Dadurch behalten wir immer den vollen Überblick über die laufenden Arbeitsschritte und können stets nachverfolgen, welche Aufgaben sich gerade in welchem Stadium befinden!“
Möchten auch Sie Kanban ausprobieren? Schreiben Sie uns ein Email an christian.rinner@settingmilestones.com – die schnellsten vier Einsendungen werden mit je einem Kanban-Board belohnt!