Eine professionelle Meetingkultur ist nur die halbe Miete. Wirklich effizient werden Sie erst mit entsprechender IT-Unterstützung
In der Praxis erleben wir immer wieder, dass erfolgreiche Unternehmen ihre sonst gelebte Effizienz und Professionalität ablegen, wenn es um das Management ihrer Meetings geht. Da wird dann mit Hilfe von Word-Vorlagen dokumentiert, es finden sich zig separate Protokolldateien auf der Ablage, jegliche Übersicht oder Nachvollziehbarkeit ging verloren und zudem nahm es noch viel Zeit in Anspruch diese Dokumente zu erstellen und zu pflegen. Wir sind davon überzeugt, dass Unternehmen für eine effiziente Gestaltung ihrer Meetings nicht nur eine professionelle Meetingkultur, sondern auch eine entsprechende IT-Unterstützung benötigen. Aus diesem Grund haben wir den Meeting Manager 3.5 entwickelt, der genau das tut, was eine IT-Unterstützung soll: die Effizienz erhöhen und die Qualität steigern!
Der Meeting Manager 3.5 im Überblick
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- Der Meeting Manager 3.5 basiert auf Excel. Damit haben Sie keinen Installationsaufwand, arbeiten in einer bekannten Umgebung und können ohne Schulungsaufwand loslegen.
- Der Meeting Manager 3.5 bietet eine Schnittstelle zu Microsoft Outlook und stellt damit einen effizienten Einsatz in Ihrem Arbeitsalltag sicher.
- Sie erhalten Unterstützung im gesamten Meetingprozess – von der Vorbereitung, über die Durchführung bis hin zur Dokumentation.
- Sie können einfach und schnell strukturierte und visuell ansprechende Agenden erstellen.
- Sie haben die Möglichkeit, Vorlagen abzuspeichern und sparen so Zeit.
- Sie können direkt im Meeting live protokollieren.
- Die Historisierung der Todos und der getroffenen Entscheidungen ermöglicht Ihnen ein einfaches Controlling.
- Der Meeting Manager 3.5 ist als ganzheitliches Meetingmanagement-Tool für Besprechungen aller Art konzipiert.
Schritt für Schritt zum effektiven Meeting
Der Meeting Manager 3.0 unterstützt Sie dabei, einen strukturierten Prozess zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Meetings zu verfolgen. Dabei liegt der Fokus jederzeit darauf, den Aufwand für den Sitzungsverantwortlichen zu verringern und gleichzeitig die Professionalität und Effektivität der Meetings zu erhöhen.
- SCHRITT 1: Meetings vorbereiten
Der Meeting Manager 3.0 bietet Ihnen die Möglichkeit; Standard-Agenden zu hinterlegen. Darauf sollten Sie zurückgreifen, wenn Sie Ihr Meeting vorbereiten. Wählen Sie die passende Meeting-Vorlage aus und ergänzen Sie diese um fehlende Informationen; wie beispielsweise Raum, Zeit oder zusätzliche Agendapunkte. Haben Sie Ihre Agenda fertiggestellt, können Sie ganz einfach mit definierten Verteilerlisten die Meeting-Teilnehmer hinzufügen. Dies ermöglicht Ihnen später Ihre Agenda mit einem Klick an alle Teilnehmer via Outlook als Termineinladung zu versenden.
In der Meeting Funktion von Outlook ist Ihre Agenda bereits als pdf hinterlegt, genauso wie alle Zeiten und der Ort. Mit Hilfe des Terminplanungsassistenten von Outlook können Sie noch einmal überprüfen, ob wirklich alle Teilnehmer Zeit haben. Danach senden Sie die Einladung aus, und alle Teilnehmer erhalten sowohl den Termin als auch die Agenda.
- SCHRITT 2. Meetings durchführen
Wir empfehlen, die offenen Todos und Entscheidungen vorangegangener Sitzungen immer am Beginn jedes Meetings zu besprechen. Damit setzen Sie ein Signal, dass das Protokollierte Relevanz hat, sichern Ihre Ergebnisse und sorgen für mehr Nachhaltigkeit. Mit dem Meeting Manager 3.0 nehmen Sie alle offenen Punkte direkt in einer einzigen Liste auf. Jeder Punkt kann als Todo, Entscheidung oder Notiz markiert werden und wird automatisch der aktuellen Sitzung mit dem richtigen Datum zugeordnet. Werden Entscheidungen getroffen, ist es wichtig, den Entscheidungsverantwortlichen und das Entscheidungsdatum zu ergänzen. Gleiches gilt für Todos die ebenfalls dezidiert einer Person zugeordnet und mit einem Stichtag versehen werden sollten. Mit dieser Live-Dokumentation im Kreise aller Betroffenen sparen Sie nicht nur mühsame Nachbereitungszeit, sondern Sie vermeiden auch nachträgliche Beschwerden und Diskussionen.
- SCHRITT 3: Meetings nachbereiten
Die Nachbereitung Ihres Meetings erfolgt mit nur wenigen Klicks. Noch während die Teilnehmer den Raum verlassen, können Sie als Sitzungsverantwortlicher einfach zur Sitzungsansicht wechseln und von Einladung auf Protokoll umstellen. Damit werden alle offenen Punkte automatisch in Ihr Protokoll übertragen. Anschließend können Sie das Protokoll über Ihr Outlook versenden. Damit ist Ihr Protokoll meist schneller in der Inbox als ein Teilnehmer am Arbeitsplatz und Ihr Nachbereitungsaufwand ist ebenfalls mit Sitzungsende abgeschlossen.
Wir setzen den Meeting Manager bereits seit einiger Zeit sehr erfolgreich bei unseren Kunden ein. Dabei sind es vor allem nachfolgende Eigenschaften, die unsere Kunden besonders begeistern:
- Wirkungsvoll: Unsere Kunden erleben, durch den Einsatz des Meeting Managers 3.5, eine deutlich gesteigerte Effizienz und Qualität ihres Meeting Managements.
- Einfach nur einfach: Unsere Kunden sind erleichtert, dass der Meeting Manager genau das enthält, was sie benötigen und kein bisschen mehr.
- Hohe Funktionalität: Unsere Kunden schätzen insbesondere das einfache Erstellen von Einladungen, das automatische Generieren von Protokollen und die Schnittstelle zu Microsoft Outlook.
Wenn auch Sie einen Blick in unseren Meeting Manager 3.5 werfen möchten, lassen wir Ihnen sehr gerne eine Testversion zukommen. Schreiben Sie einfach ein E-Mail an solutions@settingmilestones.com. Wir freuen uns über Ihr Interesse!