Meeting Management Teil II
Was Meetings brauchen, um effizient sein zu können.
Unzufriedenheit über die etablierte Meetingkultur und mangelhafte Meetingeffizienz scheint in den meisten Unternehmen allgegenwärtig. Angesichts des hohen Zeitanteils, den Führungskräfte in Meetings verbringen – im Schnitt sind es ungefähr 50 % – ist die Leidensfähigkeit hier erstaunlich. So nehmen wir beinahe täglich in Kauf Besprechungen ergebnislos zu vertagen, wertvolle Produktivzeit zu vergeuden, unnötig Ressourcen zu verprassen und sich dabei auch noch kräftig zu ärgern. Muss nicht sein, meinen wir und haben die zehn wertvollsten Punkte für effizientere Meetings zusammengefasst.
1. Meetings rechtzeitig vorbereiten
Damit können Sie garantiert ein paar Quick Wins einfahren! In 47% aller Fälle kann die schlechte Vorbereitung als Ursache für das Scheitern von Meetings herangezogen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Agenda rechtzeitig (das heißt ein paar Tage vorher) fertigstellen, damit sich Ihre Teilnehmer noch vorbereiten können. Ihre Einladung sollte neben der Agenda auch die Ziele des Meetings beinhalten. Wozu dieses Meeting? Welche Ergebnisse sollten danach vorliegen? Achten Sie darauf, dass Sie mit Ihren Agendapunkten Ihre Ziele verfolgen!
2. Spielregeln einführen und einfordern
Vereinbaren Sie klare Spielregeln für Ihre Meetings. Bewährte Beispiele dafür sind: Pünktlichkeit, keine Stellvertreter, keine Smartphones, alle Teilnehmer müssen vorbereitet zum Meeting erscheinen. Fordern Sie die Einhaltung der Spielregeln ein! Kommentieren Sie das Zuspätkommen von Teilnehmern und bitten Sie um pünktliches Erscheinen, lassen Sie keine Stellvertreter zu, fordern Sie Mitarbeiter auf, ihre Smartphones auszuschalten und – drastisch aber wirkungsvoll – brechen Sie das Meeting ab, wenn niemand vorbereitet ist.
3. Für Effizienz sorgen
Wertschätzen Sie die Zeit Ihrer Kollegen wie Ihre eigene und überlegen Sie sich daher VOR Einberufung des Meetings zwei Dinge:
a.) Bedarf es für die Lösung Ihres Problems oder das Weiterkommen in dieser Sache wirklich ein Meeting? Geht es nur darum Informationen zu verbreiten, ist ein Email vielleicht sogar die effizientere Variante.
b.) Welche Personen benötigen Sie wirklich zur Problemlösung oder Konsensfindung? Sind diese Personen von den Meetinginhalten persönlich betroffen? Beachten Sie, dass die Produktivität Ihres Meetings mit zunehmender Teilnehmeranzahl sinkt!
4. Meetings moderieren
Benennen Sie einen Moderator in jedem Meeting. Das kann die Person sein, die das Meeting einberufen hat oder auch jemand aus dem Teilnehmerkreis. Wichtig ist, dass sich jemand für die Moderation verantwortlich fühlt und durch seine Moderation dafür sorgt, dass
- die vereinbarte Zeit eingehalten wird,
- die Ziele und geplanten Ergebnisse im Fokus der Diskussionen bleiben,
- Störungen beseitigt werden,
- alle Teilnehmer eingebunden werden,
- Diskussionen gefördert werden
- und eine wertschätzende und offene Gesprächsatmosphäre herrscht.
5. Mit dem Einstieg die Aufmerksamkeit sichern
Studien zeigen, dass der Beginn eines Meetings dessen Verlauf entscheidend beeinflusst. Starten Sie Ihre Meetings also damit, Ihre Teilnehmer zu aktivieren und ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen. Manchmal eignen sich dafür aktuelle Anekdoten oder News aus Ihrem Unternehmen. Ein sogenanntes Blitzlicht, bei dem jeder Teilnehmer dazu aufgerufen ist, Persönliches (zB Befinden, Wünsche, persönliche Ziele des Meetings) kundzutun, leistet hier ebenso wertvolle Dienste.
6. Die Präsentationsform anpassen
Behalten Sie stets im Auge, dass Meetings vor allem dem Meinungsaustausch, dem Brainstorming und der Konsensfindung dienen sollten. PowerPoint Folien mit einer Unmenge an Informationen sind hierfür weitgehend ungeeignet und zerstören in vielen Fällen die Aufmerksamkeit der Teilnehmer und führen zu Passivität. Gut gewählter Medienwechsel ist hier Trumpf!
7. Konsequentes Zeitmanagement verfolgen
Denken Sie daran, dass sich Arbeit genau in dem Maß ausdehnt, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Halten Sie Ihre Meetings deshalb straff und beginnen und enden Sie pünktlich!
8. Ergebnisse sichern
In der Praxis erleben wir diesbezüglich zwei Extreme: Entweder es wird beinahe transkribiert und jedes gesprochene Wort niedergeschrieben oder es gibt kein Protokoll. Wir sind klare Befürworter von Protokollen, empfehlen jedoch, nur folgendes festzuhalten: alle vereinbarten Aufgaben (Todos) inkl. Verantwortlicher und Deadline, alle getroffenen oder noch zu treffenden Entscheidungen und vereinzelte wichtige Details. Machen Sie es sich außerdem zur Gewohnheit, den Status der Todos des vorangegangenen Meetings in jedem Meeting zu besprechen um so die Ergebnisse zu sichern.
9. Effizient dokumentieren
Wir empfehlen, direkt im Meeting live zu dokumentieren. Die Live-Dokumentation unter Anwesenheit aller Beteiligten ist nicht nur zeitsparend, sondern hat auch den Vorteil, dass eventuelle Einwände unmittelbar geklärt werden können.
10. Tool verwenden
Die Effizienz von Meetings ist sehr wesentlich von der verwendeten Software abhängig. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Tool verwenden, das mit Ihrem Email-Programm und Ihrem Adressbuch kompatibel ist, das Abspeichern von Standard-Agenden zulässt und eine Historizität ermöglicht. Ein Tool, das diesen Anforderungen entspricht, werden wir im nächsten Blogbeitrag vorstellen.
Wir wissen, dass diese 10 Punkte nicht gerade „Rocket Science“ sind oder etwas wofür wir den Nobelpreis bekommen würden. Aber wir sind der festen Überzeugung, wenn wir alles das konsequent anwenden würden, was bekannt ist, hätten wie in vielen Organisationen eine ganz andere Meetingkultur. Manchmal muss man die Dinge nicht neu erfinden sondern sich nur Bekanntes wieder ins Gedächtnis rufen.
