Meeting Management Teil III

Virtuelle Meetings – zeitgemäß, praktisch und super effizient – wenn Sie ein paar Dinge beachten

Eigentlich könnten sie ja viele unserer Probleme lösen: sie sparen Reisezeit und –kosten, erleichtern die Terminfindung, setzen sich über räumliche Grenzen hinweg und ermöglichen so kürzere Entscheidungszyklen und schnellere Ergebnisse. Trotzdem sind sie unbeliebt und als ineffizient verschrien. Virtuelle Meetings stehen damit ihrem großen Bruder, dem Präsenzmeeting, in Sachen Beliebtheit und Effizienz um nichts nach.

Denn egal ob Sie sich mit Ihren Kollegen im realen oder im virtuellen Konferenzraum treffen – ohne Meetingkultur funktioniert es da und dort nicht. Über welche Hürden Sie in virtuellen Meetings darüber hinaus außerdem noch stolpern können, zeigt Ihnen nachfolgender Clip:

Was in dieser Parodie über Conference Calls humorvoll dargestellt wird, kann im Arbeitsalltag viele Nerven kosten: Teilnehmer die zu spät kommen, zu früh abhauen und sich dazwischen nur durch das Klirren ihrer Kaffeetassen bemerkbar machen, Internetverbindungen, die eine Diskussion unmöglich machen oder sonstige technische Herausforderungen, die viel Zeit und Geduld kosten. Wir empfehlen Ihnen daher, nachfolgende Spielregeln in Ihren virtuellen Meetings einzufordern:

• Vorzeitiges Einwählen: Wählen Sie sich fünf bis zehn Minuten vor dem offiziellen Beginn des Meetings ein, um noch eventuelle technische Hürden zu meistern oder Einstellungen anzupassen.
• Verwenden von Headsets: Dadurch verbessern Sie die Sprachübertragung wesentlich und minimieren Hintergrundgeräusche.
• Mikro auf lautlos, wenn man nicht spricht: Vermeiden Sie unnötige Ablenkung durch lästige Hintergrundgeräusche.
• Den Namen nennen, wenn man spricht. Um unnötiges Stimmenraten zu vermeiden, empfehlen wir den Namen zu nennen, bevor man spricht.
• Video-Konferenzen wenn möglich: Erleichtern Sie die Kommunikation durch den Einsatz von Wort und Bild.

Im Unterschied zum Präsenzmeeting konzentriert sich die Kommunikation beim virtuellen Meeting auf die gesprochene Sprache. Das macht eine entsprechende Vorbereitung umso wichtiger. Die Abwesenheit von Körpersprache, Mimik und Gestik erhöht die Bedeutung einer klaren Argumentation und einer professionellen Moderation. Als Moderator sind Sie bei virtuellen Meetings besonders gefragt, eine Diskussion in Gang zu bringen und entsprechend zu lenken. Stellen Sie deshalb immer wieder gezielte Fragen, fassen Sie wichtige Punkte zusammen und achten Sie auf prägnante Beiträge. Beachten Sie, dass die Aufmerksamkeitsspanne bei virtuellen Meetings wesentlich kürzer ist und sorgen Sie deshalb für einen straffen Ablauf.

Ob virtuell oder real, die Effizienz eines Meetings ist immer wesentlich von der Qualität der Vorbereitung abhängig. Auch für virtuelle Meetings gilt:

• Erstellen Sie rechtzeitig eine gut strukturierte Agenda inkl. Ziele.
• Lassen Sie diese und alle weiteren notwendigen Unterlagen Ihren Teilnehmern im Vorfeld zukommen.
• Sprechen Sie jene Teilnehmer, von denen Sie eine spezielle Vorbereitung / einen speziellen Input erwarten, gezielt an.
• Machen Sie unmissverständlich klar, dass Sie von allen Teilnehmern erwarten, dass sie vorbereitet zum Meeting antreten.

Beachten Sie diese Dinge, können virtuelle Meetings Ihren Arbeitsalltag enorm erleichtern. Die Praxis zeigt uns allerdings, dass sich nicht jedes Präsenzmeeting durch ein virtuelles Meeting ersetzen lässt. Nicht jeder Inhalt und nicht jedes Ziel eignet sich dafür, in virtuellen Meetings besprochen zu werden. Zudem verlangt das Teamgefüge hin und wieder einen Austausch vor Ort. In unseren Projekten achten wir sehr darauf, insbesondere in der Teambildungsphase in regelmäßigen Abständen Präsenzmeetings einzuberufen. Noch lässt sich die Chemie zwischen den Teammitgliedern nämlich kaum virtuell übertragen. Trotzdem sind wir sehr froh um die Möglichkeit von virtuellen Meetings, die, unter Berücksichtigung erwähnter Punkte, eine wunderbare Ergänzung sein können.