Zugegeben, so neu ist das Thema Remote Arbeit für die meisten nicht mehr. Seit über einem Jahr sind Online Meetings und Workshops nun schon fester Bestandteil unserer Arbeitswelt.
Erfahrungen damit hat vermutlich jeder schon einmal gemacht, der im Home Office mit seinen Kollegen zusammenarbeitet. Und trotzdem begegnen uns in der Praxis immer wieder dieselben Hindernisse und Stolperfallen: Probleme mit dem technischen Setup, mangelnde Interaktion, wenig bis gar kein Fokus der Teilnehmer/innen und viele mehr. Auch wir bleiben davon nicht verschont. Grund genug unsere Erfahrungen zum Thema Remote Meeting und Workshop Facilitation in einem kurzen Blogartikel mit euch zu teilen.
I. MEET? ZOOM? HÄ?! WAS?
„Könnt ihr mich hören?“, hallt es aus der Rückkoppelung deiner Lautsprecher. Im Chat schreibt Simone, ihre Kamera funktioniert nicht. Von Elmar siehst du nur einen Umriss. Ob er wohl eine Kartoffel als Webcam verwendet? Das Meeting schließen, den PC herunterfahren und ab auf die Couch? Sounds like an Option!
Tipps & Tricks zu Technik & Setup
- Den ersten Punkt, den wir für euch genauer beleuchten möchten, ist das technische Setup für Online Meetings und Workshops:
Woraus besteht ein gutes Online Setup?
- Professionelles Mikro / Headset
- HD Webcam / Streamcam
- Smartphone-App für Timeboxing
- (Studio-) Beleuchtung
- Höhenverstellbarer Tisch
- Habt ihr spezielle Kaupfempfehlungen für das technische Setup?
Wir haben keinen Sponsor oder ähnliches, daher nachfolgend ein paar ehrliche Kaufempfehlungen aus unserem Team:
- Webcam: Logitech StreamCam Full HD (130, – €)
- Mikrofon: Elgato Wave:1 (159, – €)
- Headset: Jabra Evolve Series (ab 130, – €)
- Head/-Ring Light: Elgato Key Light (ab 140, – €)
II. AIN‘T NOBODY GOT TIME FOR THAT!
Gefühlt dauert alles 3x länger als im Meeting-Raum. „Sind jetzt alle da?“, tönt es aus dem Hintergrund. Die Geräuschkulisse erinnert eher an einen Wochenmarkt. Du hörst Hunde, die unsichtbare Einbrecher anbellen und das Schleudern einer Waschmaschine. Du fragst dich, ob solche Workshops online überhaupt funktionieren?
Tipps & Tricks zu Didaktik & Ansatz
- Reduziere die Inhalte deines geplanten Präsenz-Workshops! (ca. 80 % des Umfangs)
- Mehr Pausen einplanen! (ca. alle 60 Minuten 10 Minuten Pause bzw. bildschirmfreie Zeit)
- Visualisierung der Agenda und des Fortschritts (z.B. über digitales Whiteboard wie Miro, Mural, etc.)
- Arbeite mit einen Workshop Canvas, um Ablauf, Ziele und Ergebnisse noch deutlicher zu machen.
III. DIE MYSTERIÖSE STIMME AUS DEM OFF…
Dein Plan wird unterbrochen. „Hey, cooler Hintergrund. Bist du auf Mallorca?“, ertönt eine Stimme aus dem Hintergrund. Betretenes Schweigen. Ist das der neue Kollege, von dem Simone letzte Woche erzählt hat? Du wirfst nochmal einen Blick auf die Teilnehmerliste. Bis dir bewusst wird, dass du eigentlich nicht weißt, mit wem du es zu tun hast…
Tipps & Tricks zur Verbundenheit
- Bitte die Teilnehmer/-innen so oft wie möglich, die Kameras anzuschalten!
(sofern es die Bandbreite zulässt…) - Beginne deinen Workshop mit einem Stimmungsbild und nimm dir Zeit für
einen Check-In der Teilnehmer/innen. - Arbeite auf einer persönlichen Ebene mit den Teilnehmer/innen und begrüße jede/n Teilnehmer/in persönlich.
- Baue Übungen und Praktiken in deinen Workshop ein, um die Verbundenheit zu stärken (z.B. Super Powers, Health Check, 2 Truths 1 Lie, etc…).
IV. BE INTERACTIVE THEY SAID…IT‘LL BE FUN THEY SAID
Es geht los. Du bist voller Tatendrang bis zu dem Punkt, an dem Ulrich seine 192 PowerPoint Slides mit euch teilt. Noch nicht genug? Es folgt ein 30-minütiger Monolog von Martin, der euch seine Sicht der Dinge mitteilen möchte. Du öffnest deinen Browser und suchst nach kollaborativen Ansätzen für Online Workshops…
Tipps & Tricks zu Interaktion in Online Workshops
- Arbeite mit verschiedenen Tools in deinem Workshop, beschränke dich aber auf ca. 3 Tools pro Workshop.
- Wechsle zwischen den Arbeitsformen (z.B. Einzelarbeit, Breakout, Plenar,
Fishbowl, etc.) - Gib den Teilnehmer/-innen „Hausaufgaben“ oder Vorarbeiten, um z.B. bereits vor eurem Meeting Verständnis für Tools zu schaffen oder kleine Aufgaben zu erledigen.
V. VIDEOS VON KATZEN AUF STAUBSAUGERN…
Der Workshop läuft. Eigentlich interessant. Aber du hast gerade nichts beizutragen. Plötzlich findest du dich auf YouTube wieder. Der Algorithmus hat zugeschlagen. Schon lange wolltest du dir das Video von der Katze auf dem Saugroboter anschauen. Wenn nicht jetzt, wann dann? Bekommt doch sowieso keiner mit, oder?
Tipps & Tricks, um den Fokus zu behalten
- Vereinbart zu Beginn eueres Workshops gemeinsame Spielregeln und fordert diese auch proaktiv ein!
- Mach die Teilnehmer zu Co-Moderatoren oder verteile unterschiedliche Rollen (z.B. Time-Keeper, Chat-Moderator, Tech-Support, …).
- Timebox Everything! (Ja, wirklich alle Agenda-Punkte!)
VI. MINDSET!
In der Abschlussreflektion wird euch bewusst, dass es so nicht funktioniert. Man kann Präsenz-Meetings nicht via copy & paste auf Remote umstellen. Gemeinsam, als Team definiert ihr Maßnahmen, wie ihr eure zukünftigen Online Meetings und Workshops produktiver gestalten könnt.
Tipps & Tricks zum richtigen Mindset
- Bleib gelassen und geduldig, wenn nicht immer auf Anhieb alles so perfekt funktioniert, wie du es dir vorgestellt hast.
- Bleib deinem persönlich Moderationsstil treu (und versuche diesen zu digitalisieren).
- Sei aufgeschlossen gegenüber neuen Technologien, Tools und Arbeitsformen!
- Etabliere gemeinsame Standards & Normen für Online-Meetings im Team, um eine gleichbleibende Qualität zu erzielen.
- Verabschiede dich von dem Gedanken, dass Online Meetings und Workshops nur eine Notlösung sind. Sie sind bereits fester Bestandteil unserer Arbeitswelt.
Wir hoffen wir konnten dir damit ein paar wertvolle Impulse und Tipps für deine nächsten Online Meetings und Workshops mitgeben. Jetzt liegt es an dir, neue Dinge auszuprobieren und dich zum Remote Facilitation Guru zu entwickeln.
Um dich auf diesem Weg auch weiterhin zu begleiten, haben wir die Collective Remote Library ins Leben gerufen. Eine kostenlose, frei verfügbare Sammlung an Tools, Links und Tipps für Online Meetings und Workshops. Folge dazu einfach dem untenstehenden Link und du wirst automatisch auf das Miro Board umgeleitet (keine Anmeldung notwendig!). Wir würden uns freuen, wenn auch du deine Erfahrungen und Learnings auf dem Miro Board mit der Community teilst!
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