Warum wir eine neue Meetingkultur brauchen
Manche Führungskräfte verbringen rund 700 Stunden pro Jahr in Meetings. Das ist die Hälfte ihrer Arbeitszeit. Der durchschnittliche Mitarbeiter schafft es immerhin noch auf 15 %. Immer noch zu viel, vor allem dann, wenn sich alle einig sind, dass Meetings zumeist Zeitverschwendung, wenig effektiv, ineffizient und nervig sind.
Wie sieht die Statistik bei Ihnen aus? Kommen Sie eben von einem Meeting? Wie war es? Produktiv? Zeitverschwendung? Sind Sie womöglich sogar einmal gedanklich etwas abgeschweift vom Thema oder ist Ihnen dabei einer der nachfolgenden Gedanken in den Sinn gekommen…
- Was ist noch einmal schnell das heutige Tagesgericht in der Kantine?
- Wenn er noch einmal „nachhaltig“ sagt, dreh ich durch.
- Die Siebziger Jahre haben gerade angerufen, sie wollen ihre Krawatte zurück.
- Heute bin ich mir sicher: es sind 3576 Punkte auf der Gardine und nicht 3575.
- Ich wette mein ganzes Erspartes drauf, dass er jetzt gleich wieder die Geschichte mit dem Taxi erzählt.
- Zumindest die Kekse mit der Schokolade hätten sie aufwarten können bei dieser öden Besprechung.
- Bleib wach. Bleib wach. Bleib wach.
- In einem Punkt sind wir uns einig. Dieses Meeting ist langweilig und sinnlos.
Keine Sorge. Sie sind in guter Gesellschaft. Fast die Hälfte aller Meeting-Teilnehmer erledigt laut einer Bitkom-Umfrage private Angelegenheiten: 67 % lesen oder schreiben Nachrichten, 27 % spielen, 15 % informieren sich über Sportergebnisse und 6 % kaufen auf Online-Shopping Portalen ein. Bleibt die arbeitende Hälfte. Die ist frustriert über fehlende Entscheidungen, halbherzige Lösungen und zeitraubende Folge-Meetings.
Trotz fast 100 %iger Unzufriedenheit spielen wir das Spiel weiter und organisieren und besuchen Meeting um Meeting. Dabei nehmen wir als Arbeitnehmer in Kauf, wertvolle Produktivzeit zu vergeuden, die am Ende des Tages fehlt und das Stresspensum erhöht. Noch drastischer stellt sich die Situation für Unternehmen dar. Kontraproduktives Konferenzverhalten kostet Unternehmen jährlich Millionen. Würden wir Zeit wirklich wie Geld behandeln, hätten viele Unternehmen mit unglaublichen Verlusten zu kämpfen.
Meist scheitern Meetings an mangelhafter Vorbereitung. Oftmals ist die Zielsetzung der Zusammenkunft unklar, eine fehlende oder wenig aussagekräftige Agenda lässt erahnen, dass man sich wieder einmal spontan um des Treffens willen trifft. Wird dann einmal eine Agenda im Vorfeld ausgeschickt, betrachten viele Teilnehmer diese immer noch als nette Lektüre und weniger als Anstoß, sich gezielt Gedanken zu machen. Das liegt unter anderem auch an einem anderen Problem, nämlich an jenem, dass in vielfach Personen zu Meetings eingeladen werden, für die die Inhalte wenig Relevanz haben. Unter dem Motto „besser einer zu viel als einer zu wenig“ wird großzügig eingeladen, ganz egal ob die Personen etwas zum Thema zu sagen oder zu entscheiden haben. Letztere nämlich glänzen ebenfalls und womöglich auch aufgrund deren Meeting-Dichte viel zu häufig mit Abwesenheit. Das wiederum trägt in vielen Fällen dazu beiträgt, dass Entscheidungen vertagt oder Folgemeetings einberufen werden.
Mangelhaftes Zeitmanagement ist ein weiterer Effizienzkiller in Meetings. Obwohl uns der britische Soziologe C. Northcote Parkinson bereits in den 1950iger Jahren in seinem Parkinsonschen Gesetz wissen ließ, dass sich Arbeit genau in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht, „meeten“ wir immer noch zu lange, insbesondere dann, wenn viele Punkte auf der Agenda stehen. Einige Unternehmen haben hier die Reißleine gezogen: Marissa Mayer, CEO von Yahoo!, hat eine Richtdauer für Meetings von 10 Minuten eingeführt. Die bekannten und auch von uns häufig vorgestellten TED-Talks beschränken sich auf 18 Minuten. Sind diese Zeiten womöglich auch sehr sportlich, garantieren sie straffe Inhalte und die Aufmerksamkeit der Zuhörer bis zur letzten Minute.
Es ist erstaunlich, aber die Meeting-Kultur scheint einer der wenigen Bereiche, in denen sich Professionalität noch nicht durchgesetzt hat. Während wir bei Produktionsprozessen um Minuten feilschen und wir Logistik studieren, um das Maximum an Effizienz zu erreichen, gelten für Meetings noch immer andere Maßstäbe. Leider, finden wir und möchten in den nachfolgenden drei Artikel Vorschläge bringen, wie Sie in Ihrem Unternehmen einfach, schnell und günstig zu mehr Effizienz in Ihren Meetings kommen können. Dabei werden wir konventionelle und unkonventionelle Wege vorstellen, Sie mit unserem Meeting Manager bekannt machen und Sie zu einem gemeinsamen Ausflug in die Welt der virtuellen Meetings einladen.
Link Bitkom-Umfrage: https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Was-man-mit-dem-Smartphone-in-Meetings-macht.html
Link Bain-Studie: http://www.bain.de/press/press-archive/your-scarcest-resource.aspx