Klassisches oder agiles Projektmanagement? Die Messe München verzichtet auf ein starres Entweder-Oder-Denken und kombiniert das Beste aus beiden Ansätzen für ihre Bedürfnisse.

Unterschiedliche Projekte und Programme bedürfen unterschiedlicher Herangehensweisen – ein eindrucksvolles Beispiel präsentierte Markus Marschalek, Leiter Organisation und Programmleiter bei der Messe München, im Mai 2017 beim Projektmanagement-Stammtisch in München.

Unterschiedliche Projekte und Programme bedürfen unterschiedlicher Herangehensweisen – ein eindrucksvolles Beispiel präsentierte Markus Marschalek, Leiter Organisation und Programmleiter bei der Messe München, im Mai beim Projektmanagement-Stammtisch in München. Nach mehreren weniger erfolgreichen Vorgängerprojekten wurde Markus Marschalek federführend mit dem Auftrag betraut, die IT-Landschaft der Messe München zu modernisieren. Kein einfaches Unterfangen, wenn man das Unternehmen mit seinen dezentralen Strukturen, seinen unterschiedlichen Ansprechpartnern und Sichtweisen und den daraus entstehenden vielfältigen Anforderungen an die künftigen IT-Systeme betrachtet. Zu allererst entschied man sich, das Projekt zum Geschäftsführer-Thema zu machen und inhouse anstatt durch externe Berater zu leiten, was eine stärkere Identifikation bewirkte. Als Projektleiter wurden weitgehend gleichberechtigte Doppelspitzen aus den Bereichen Business und IT eingesetzt – durch dieses „Zweiergespann“ und ein beidseitiges Verständnis konnten auftretende Themen effektiv gemeinsam gelöst werden. Auch die Übertragung einer durchgängigen Projektverantwortung vom Projektstart bis zum Go Live trug zur Bewusstseinsbildung bei allen Beteiligten bei – unerlässliche Schritte, schließlich waren rund 200 Personen in über 20 Teilprojekten in der Umsetzung dieses Programms beteiligt.

In der ersten Phase fiel die Entscheidung bewusst gegen den Einsatz eines agilen Projektmanagements – aus ganz einfachen Gründen: Es gab niemanden im Unternehmen, der hier die notwendige Erfahrung und die nötigen Vollzeit Ressourcen mitgebracht hätte. Zudem erfordern Methoden wie SCRUM schnelle, flexible Entscheidungen, die aufgrund der dezentralen Strukturen und ohne Einsatz eines Product Owners nicht realisierbar gewesen wären.

Voraussetzungen_für_erfolgreichen_Einsatz_von_agilen_Methoden

Stattdessen konzentrierte man sich auf ein schlankes Projektmanagement, unterstützt durch den pm kiss Ansatz und das pm k.i.s.s. Tool von Setting Milestones. Fundierte Schulungen und Projektcoachings in den Projektstartphasen gewährleisteten einen gleichen Wissensstand, die Berater von Setting Milestones leisteten hierbei vorrangig Hilfe zur Selbsthilfe.

Der erste Teil des Programms startete im Jahr 2013 und wurde zunächst klassisch durchgeführt: Einzelprojekte wurden geplant, Lastenhefte geschrieben, Ausschreibungen und erste Realisierungen bis hin zu den ersten Go-Lives durchgeführt.

2015 ging die Modernisierung der IT-Landschaft der Messe München in eine zweite entscheidende Phase: Nun waren die fünf Kernsysteme der MM an der Reihe, die mit Salesforce realisiert werden sollten.

An diesem Punkt führte kein Weg am agilen Projektmanagement mehr vorbei und SCRUM kam ins Spiel, da die agile Entwicklung bereits zum Standard in der IT geworden ist. Ein weiterer Grund für die Einführung des agilen Ansatzes: Der neu bestellte technische B2IT-Programmleiter brachte bereits Erfahrung mit SCRUM mit. Somit wurde SCRUM testweise beim Bau eines Salesforce-Prototypen verwendet – und das Ergebnis war äußerst positiv.

Ab diesem Zeitpunkt entstand quasi von allein ein hybrides Vorgehen, das agile und klassische Methoden vermischte – ein sogenannter Water-Scrum-Fall: Die Konzeption war bereits in Form eines klassischen Projektmanagements erledigt, die Salesforce-Realisierung wurde mit SCRUM umgesetzt, der Roll-out aber wieder weitgehend auf klassischem Wege durchgeführt.

Wie hat sich diese Mischform nun aber für die Messe München bewährt

 Markus Marschalek zieht ein überwiegend positives Fazit aus dieser hybriden Herangehensweise für die Messe München – für ihn ist es nicht ausschlaggebend, sich für eine Methode zu entscheiden, sondern das Beste aus zwei Welten vereinen, angepasst auf die konkreten Umstände im Unternehmen. Man sollte aber auch den Arbeits- und Integrationsaufwand nicht unterschätzen, wenn man zwei Methoden parallel bzw. ergänzend einsetzt.

Aus dem klassischen Projektmanagement wurden für die Modernisierung der IT-Landschaft der Messe München der Gesamtzeitplan, die Rollen des Projektauftraggebers, Lenkungsausschuss, Projektleiters und Projektteams sowie die Projektaufträge, -statusberichte und der -abschlussbericht übernommen. Auch auf eine Kontext- und Risikoanalyse wurde nicht verzichtet. Als dafür perfekt geeignetes begleitendes Tool erwies sich der schlanke PM-Ansatz von pm k.i.s.s.

Das agile Projektmanagement bewährte sich in der Phase der IT-Realisierung, da sich die Projektteams mithilfe von SCRUM direkt auf das Wesentliche konzentrieren konnten. Dies führte zu schnelleren Resultaten und förderte dabei gleichzeitig das Teamwork und gegenseitige Verständnis zwischen IT und Business.

Soziale Komplexität in Projekten

Markus Marschalek ist überzeugt, dass sich je nach Aufgabenstellung für die Messe München auch künftig klassisches und agiles Projektmanagement gut vereinen lassen und ein hybrides Projektmanagement abhängig von der Art des jeweiligen Projekts die ideale Lösung sein kann. Ein „Verheiraten“ des Besten aus zwei Projektmanagement-Welten, kombiniert mit dem richtigen Team – die soziale Komponente ist nicht minder entscheidend! – ist sein persönliches Fazit und gleichzeitiges Rezept für den Erfolg dieses umfangreichen Modernisierungsprogramms.

Zur Person

Markus_Marschalek

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