Projektmanagement KISS – Teil II

Warum in der Stadt Böblingen Projekte besser laufen

Die Stadt Böblingen hat sich die Professionalisierung ihres Projektmanagements zum Ziel gemacht und dafür pm KISS als passenden Projektmanagement-Ansatz gewählt.

Mit rund 50.000 Einwohnern ist Böblingen die zweitgrößte Stadt im deutschen Landkreis Böblingen (Baden-Württemberg). Böblingen zeichnet sich durch eine hohe Lebensqualität aus, was nicht zuletzt mit dem sehr guten Angebot an interessanten Arbeitsplätzen zusammenhängt: Mehr als 350 ansässige Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen, darunter namhafte Konzerne wie Hewlett-Packard oder Philips Medizin Systeme, bieten dort hochqualifizierten Spezialisten Arbeitsplätze und haben den Standort zu einem attraktiven Gewerbegebiet entwickelt.

Stadt Böblingen - Raum für Taten und Talente

Die Stadtverwaltung von Böblingen ist wie zahlreiche andere öffentliche Verwaltungen mit der Aufgabe konfrontiert, ihre Stadt den demografischen Veränderungen, den veränderten wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und dem gesellschaftlichen Wertewandel anzupassen. Dem gegenüber steht eine herausfordernde kommunale Finanzausstattung. Ein professionelles Arbeiten – sprich ein verlässliches Projektmanagement – hat somit oberste Priorität.

„Die Fachkompetenz zur Umsetzung diverser Projekte war bei uns natürlich vorhanden. Was aber noch fehlte, war die die Methodenkompetenz“, erzählt Oberbürgermeister Lützner. „So planten die Spezialisten ihre Projekte, ohne dabei einem konkreten Projektmanagement-Ansatz zu folgen. Das machte die Steuerung für uns natürlich sehr schwierig und zeitaufwändig.“

Die Suche nach dem idealen PM-Ansatz führte zu uns und pm KISS

Dem wollte die Stadtverwaltung entgegenwirken und machte sich auf die Suche nach einem Projektmanagement-Ansatz, der möglichst einfach zu mehr Professionalität in den Projekten verhalf. Ein wichtiges Kriterium war auch, dass das Projektmanagement für die gesamte bunte Vielfalt der Böblinger Projekte anwendbar ist – schließlich gilt es dort wie in jeder öffentlichen Verwaltung, die unterschiedlichsten Projekte abzuwickeln: zur Infrastruktur oder zur Organisationsentwicklung genauso wie zum Beispiel zur Gartengestaltung oder zur Einführung neuer IT-Systeme.

Bei unserem Kooperationspartner, der TÜV SÜD Akademie GmbH, wurde Tobias Alber, Leiter der Abteilung Organisation und Informationstechnik und federführend Beauftragter für Professionalisierung des Projektmanagements in der Stadtverwaltung Böblingen, schließlich fündig:

Mit einem ausgewählten Set an Methoden, schlanken Prozessen und einem kompatiblen Tool, das Projektleiter dabei unterstützt, ihre Projekte mit wenig Zeitaufwand zu planen und zu steuern, erwies sich nämlich unser pm KISS als idealer Ansatz für die Anforderungen der Stadtverwaltung.

„pm KISS ist ein pragmatischer Projektmanagement-Ansatz, der unseren Leuten alles mitgibt, was sie für ihre Projekte brauchen: anwendbare Methoden, einfach gestaltete Prozesse und ein unkompliziertes Tool zur Umsetzung“, zeigt sich Tobias Alber begeistert. Zuerst waren es nur ausgewählte Führungskräfte der Stadtverwaltung Böblingen, die das dreitägige KISS-Training besuchten und im Rahmen dessen erste reale Musterprojekte nach diesem Ansatz planten.

„Es war vor allem die Ganzheitlichkeit des Ansatzes, die uns überzeugte. Die Methoden konnten 1:1 mit dem Tool umgesetzt werden und die verfügbaren Hilfsmittel und Vorlagen ließen uns rasch und effizient arbeiten.“

Die Stadtverwaltung Böblingen

Vom Testlauf bis in den gelebten PM-Alltag: die Stadtverwaltung Böblingen setzt auf pm KISS

Die Projektbeteiligten gaben ein durchaus positives Feedback: Inhalte wurden professioneller geplant, Ziele eher erreicht, Ressourcen effizienter eingesetzt und die unterschiedlichen Projekte mit wesentlich weniger Zeitaufwand koordiniert. Diese Erfolge veranlassten die Stadtverwaltung, weitere ausgewählte Projektleiter nach pm KISS zu schulen. Mittlerweile verfügt die Stadtverwaltung Böblingen über 70 nach pm KISS ausgebildete Projektleiter, die bereits zahlreiche Projekte erfolgreich abgewickelt haben.

„Unsere Leute haben erkannt, dass KISS ihnen helfen kann, ihre Projektziele zu erreichen, und keinen Mehraufwand bedeutet“, resümiert Alber.

Auch der Oberbürgermeister der Stadt Böblingen, Wolfgang Lützner, sieht pm KISS als den idealen Projektmanagement-Ansatz für Projekte in der öffentlichen Verwaltung

„Durch den einheitlichen Projektmanagement-Ansatz können wir nun unsere Projekte professionell steuern. Während früher jeder Projektleiter seinen Statusbericht individuell gestaltete, sind nun bestimmte Kennzahlen zu liefern, die eine klare Einschätzung des Projektstatus und die Vergleichbarkeit unter den Projekten möglich machen. Wir haben damit mehr Übersicht und arbeiten effizienter!“ Darüber hinaus konnte die Qualität der Zusammenarbeit verbessert werden. Ein eindeutiges Rollenverständnis klärt die Rechte und Pflichten und ein abgestimmter Projektauftrag sorgt für gleiche Erwartungshaltungen aller Projektbeteiligten und damit weniger Konfliktpotential.

„pm KISS verhilft uns zu mehr Professionalität! Wir können damit Fehlentwicklungen vermeiden und sparen darüber hinaus auch noch Kosten“, freut sich Lützner.

Die Stadtverwaltung Böblingen ist allerdings nur ein eindrucksvolles Beispiel, wie die öffentliche Verwaltung durch den Einsatz von pm KISS als idealen Projektmanagement-Ansatz profitiert.  Mittlerweile vertrauen bereits mehrere unserer Kunden im Projektmanagement-Alltag auf pm KISS.

Stadtverswaltung Böblingen - Projektteam bei der Arbeit

Was es allgemein für eine erfolgreiche Einführung eines neuen PM-Ansatzes im öffentlichen Sektor zu beachten gilt, haben wir für Sie zusammengefasst:

Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung –
darauf kommt es an:

  • Akzeptanz auf Ebene der Führungskräfte!

Nur wenn die Führungsebene hundertprozentig hinter dem Vorhaben einer Projektmanagement-Professionalisierung steht und den neuen Ansatz selbst lebt, kann Committment von allen Beteiligten erwartet werden.

  • Behutsamer Umgang mit Widerstand!

Befürchtungen, Ängste oder Widerstände der Beteiligten müssen ernst genommen werden. Informieren Sie Beteiligte umfassend und frühzeitig und geben Sie Gerüchten keine Chance.

  • Ganzheitlicher PM-Ansatz!

Achten Sie bei der Auswahl Ihres PM-Ansatzes darauf, dass Sie diesen mit einem PM-Tool umsetzen können. Ein Tool allein verhilft Ihnen genauso wenig zu erfolgreichen Projekten wie ein Set an Methoden, das zwar in der Theorie überzeugend klingt, sich allerdings nicht oder nur mit erheblichem Mehraufwand umsetzen lässt.

  • Standardisieren Sie Ihr Projektmanagement!

Finden Sie einen passenden Projektmanagement-Ansatz, der für alle Ihre Projekte anwendbar ist. Nur so können Sie langfristig einen Überblick und eine professionelle Beauftragung und Zuteilung der Ressourcen sicherstellen.

  • Statten Sie Ihre Projektleiter mit dem nötigen PM-Know-how aus!

Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektleiter neben der nötigen fachlichen Kompetenz auch PM-Know-how mitbringen. Vergessen Sie auch nicht zu berücksichtigen, dass sowohl der Projektauftraggeber als auch der Projektleiter Kapazitäten für das Projekt haben muss.

  • Schaffen Sie ein klares Rollenverständnis!

Sorgen Sie dafür, dass alle Projektbeteiligten (Projektauftraggeber, Projektleiter, Projektteammitglieder) ihre Rechte und Pflichten kennen und entsprechend wahrnehmen.

  • Starten Sie kein Projekt ohne einen schriftlichen Projektauftrag!

Der Projektauftrag ist die Basis für eine fundierte und professionelle Projektmanagement-Planung und muss vom Projektleiter und Projektauftraggeber unterschrieben werden.

Unsere aktuellen pm KISS Trainings finden Sie hier:
http://settingmilestones.com/academy/kiss-projektmanagement/

Wenn Sie mehr über unseren pm KISS Ansatz erfahren möchten, besuchen Sie uns auf unserer Website www.pmkiss.com oder kontaktieren Sie den Produktverantwortlichen Christian Rinner, MIB, zPM unter christian.rinner@settingmilestones.com

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