Das neue pm KISS Excel TOOL 4.0 – einfach nur einfach
Das pm KISS Projekthandbuch hat sich in hunderten Unternehmen bewährt und unterstützt Projektleiterinnen und Projektleiter dabei, ihre Projekte professionell zu planen, zu controllen und abzuschließen. Dieses Jahr wurde das Tool von Grund auf aktualisiert und bietet nun noch bessere Funktionen, die sich allesamt noch einfacher nutzen lassen. Gemäß dem pragmatischen pm KISS Ansatz ist das pm KISS Tool selbsterklärend, einfach und methodisch komplett. Alles was man braucht und kein bisschen mehr – so einfach geht einfach.
Die Neuheiten im Überblick:
- Schneller, übersichtlicher und zukunftssicher
Mit der komplett neuen technischen Basis ist das pm KISS Projekthandbuch nun kompatibel mit Excel 2010 bis 2021 inkl. Office 365 Desktop für Microsoft Windows. Erhebliche Geschwindigkeitsverbesserungen unterstützen Sie im Alltag und machen die Arbeit mit dem pm KISS Tool noch angenehmer. Zudem finden Sie nun alle Funktionsknöpfe genau dort, wo Sie sie erwarten. Im Menüband von Microsoft Excel integriert sich das Projekthandbuch nahtlos und macht die Arbeit damit somit noch intuitiver. Das neu gestaltete Layout lässt Ihr Projekthandbuch noch professioneller aussehen und unterstreicht somit auch optisch Ihre fundierte Projektplanung.
- Copy & Paste
Das neue pm KISS Projekthandbuch bietet nun die Möglichkeit, Daten aus anderen Quellen in das Projekthandbuch auch über mehrere Zeilen hinweg mit STRG C + STRG V zu kopieren. Sparen Sie viel Zeit, indem Sie Informationen aus E-Mails direkt in das pm KISS Projekthandbuch übertragen.
- Detailverbesserungen, die begeistern
Insbesondere wurde das Tool dort verbessert, wo man es nicht erwartet. Der Balkenplan baut sich nun doppelt so schnell auf und zeigt Ihre Projektplanung tagesgenau auf der Zeitlinie an. Das Meeting Management wurde vereinfacht und der Statusbericht aussagekräftiger und visuell ansprechender gestaltet. Verbesserte Zeilenumbrüche sorgen dafür, dass Ihr Handbuch im Ausdruck noch besser aussieht.
Das pm KISS Projekthandbuch Schritt für Schritt erklärt
Schritt 1: Projektplanung
Im pm KISS Projekthandbuch arbeiten Sie sich von links nach rechts durch. Beginnend am Deckblatt, wo die Stammdaten Ihres Projektes eingetragen werden, wechseln Sie zum Inhaltsblatt. Dieses dient zur Schnellnavigation und bietet auch einen Überblick über weitere verlinkte Dateien.
Im Auftrag halten Sie die Kernelemente wie Projektbeschreibung, Ziele und Nichtziele sowie Ressourcen- und Kostenaufwände fest.
Der Plan ist das Herz des Tools. Hier definieren Sie bis zu zehn Projektphasen und die jeweiligen Arbeitspakete. Danach werden Verantwortlichkeiten festgelegt und Termine geplant. Mit der Ressourcen- und Kostenaufwandsschätzung pro Arbeitspaket ist Ihre Projektplanung komplett.
Basierend auf den Daten des Plans werden Ihnen nun automatisch der Projektstrukturplan, Meilensteinplan, Balkenplan sowie eine Ressourcen- und Kostenübersicht generiert.
Mit der Risiko- und Kontextanalyse schließen Sie Ihre Projektplanung ab und aktualisieren gegebenenfalls noch einmal den Auftrag, welchen Sie dann zweimal ausdrucken und unterschreiben. Eine Kopie verbleibt beim Projektauftraggeber und eine bei Ihnen. Es kann losgehen!
Schritt 2: Projektcontrolling
Durch den unterschriebenen Projektauftrag setzen Sie den Basisplan und frieren somit Ihr magisches Dreieck ein. Im Controlling, welches Sie anhand des Projektstrukturplans live mit Ihrem Projektteam durchführen können, definieren Sie den aktuellen Status sowie den Fortschritt der einzelnen Arbeitspakete. Danach aktualisieren Sie die Termine und tragen angefallene Ressourcen- und Kostenaufwände ein.
Danach gilt es sich die Risikolandschaft Ihres Projektes nochmals anzusehen, um neue Risiken zu erfassen und bestehende zu aktualisieren. In der Kontextanalyse besprechen Sie die durchgeführten Maßnahmen und deren Erfolge sowie etwaige neue kontextrelevante Stakeholder und Einflüsse.
Der Statusbericht generiert sich dann in Form von grafischen Auswertungen auf Knopfdruck!
Nutzen Sie die gewonnene Zeit, um den aktuellen Status der Projektentwicklung aus Ihrer Sicht zu beschreiben, und bewerten Sie die Situation im Projekt, indem Sie die Ampel setzen. Steuerungsmaßnahmen und Entscheidungen können einfach angehängt werden.
Schritt 3: Projektkoordination
Das integrierte Meeting Management unterstützt Sie dabei, schnell eine professionelle Agenda an Ihre Teilnehmer auszusenden und angefallene To-dos, Entscheidungen und Notizen einzutragen bzw. nachzuverfolgen. Das Protokoll versenden Sie bereits während die Teilnehmer noch den Raum verlassen.
Schritt 4: Projektabschluss
Ein letztes Mal führen Sie ein Abschlusscontrolling durch und wechseln dann zum Abschlussbericht. Zusammen mit Ihrem Projektteam verschaffen Sie sich einen Gesamteindruck und bewerten die Zielerreichung. In einer gemeinsamen Reflexionsrunde fassen Sie das Gelernte zur definierten Terminschiene, Ressourcen und Kostenaufwände sowie Risiken und dem Projektkontext zusammen.
Wichtig: Vergessen Sie nicht, auch die Projektmanagement-Erfahrungen zu dokumentieren und Gelerntes niederzuschreiben. Idealerweise haben Sie bereits während des Projekts angefangen, die Learnings aus dem Projekt zu sammeln und komplettieren bzw. reflektieren diese nun gemeinsam mit Ihrem Projektteam.
Abschließend definieren Sie noch alle Restaufgaben und setzen die Verantwortlichkeiten.
Zweimal ausgedruckt und unterschrieben sind die definierten Restaufgaben verbindlich festgehalten und Ihr Projekt ist offiziell abgeschlossen.
Bestellungen oder Testlizenzwünsche bitte per E-Mail an: Jonathan Schauer (jonathan.schauer@settingmilestones.com)