Erfolgreiche Unternehmen wissen, wo ihre Ressourcen im Einsatz sind. Die verplanten Ressourcen aus den Projekten werden den verfügbaren Kapazitäten der Abteilungen gegenübergestellt und im Projektportfolio darauf aufbauend Projekte priorisiert und gesteuert.
Um das zu gewährleisten, sind zwei Voraussetzungen notwendig: Erstens, müssen alle im Unternehmen mitmachen und sich an das vereinbarte Ressourcenmanagement halten. Und zweitens, brauchen Unternehmen eine angemessene Toolunterstützung – ohne genau diese ist die organisatorische Komplexität in der Praxis sonst nicht zu bewältigen.
Grundmodell und Best-Practice
In Projekten werden die notwendigen Ressourcenanforderungen geplant und im Projektcontrolling werden Änderungen sowie Ist-Aufwände berichtet. Die Projektverfügbarkeiten (Gesamtverfügbarkeit – Linientätigkeit) entstammen aus der Team- bzw. Abteilungsplanung. Im Projektesteuerkreis wird auf Portfolioebene durch Priorisierung eine Ressourcenzusicherung für wichtige Projekte gewährleistet.
Auf operativer Ebene findet ein regelmäßiger Abgleich zwischen verplanten Kapazitäten und Projektverfügbarkeiten, sowie mögliche Engpässe zwischen Projektleiter (Projektteammitglied) und dem Linienverantwortlichen statt und davon abgeleitet erfolgen notwendige Korrekturmaßnahmen. Mitarbeiter haben eine Übersicht über alle Ihre Aufgaben, priorisieren und erledigen diese und melden danach die angefallenen Ist-Aufwände zurück. Eigentlich ganz einfach!
Strukturelle Voraussetzungen schaffen und Grundsatzentscheidungen treffen
Bevor dieses Zusammenspiel von Einzelprojektmanagement, Multiprojektmanagement Abteilungen / Teams und Einzelpersonen jedoch überhaupt passieren kann, gilt es im Unternehmen grundlegende Entscheidungen zu treffen:
- Planungseinheit: Werden Ressourcen in Personenstunden oder Personentagen geplant?
- Auf welcher Ebene werden Ressourcen generell plant? Auf Personen-, Team- oder Abteilungsebene?
- Planungseinheit in der „Linie“: Werden Ressourcen in Wochen- oder Monaten geplant?
Ein funktionierendes Ressourcenmanagement lebt also von einem einheitlichen Ressourcenmanagement. Ziel dessen ist es, einen Überblick zu schaffen und ist damit ein wichtiges Steuerungsinstrument im Unternehmen darzustellen. Ressourcenmanagement darf aber nicht zu aufwändig sein oder überfordern.
Projektplanung & Controlling
Gute Projekte beginnen mit einem guten Projektauftrag. Dieser grenzt das Projekt zeitlich, sachlich und sozial ab und schafft damit die Voraussetzungen für eine gemeinsame Sichtweise zwischen dem Projektleiter und dem Projektauftraggeber. Für das Ressourcenmanagement wesentlich sind der Projektstart und das Projektende, sowie die grobe Ressourcenschätzung pro Abteilung (Team).
Basierend auf dem Projektauftrag wird der Projektstrukturplan erstellt. Er liefert einen ganzheitlichen Überblick über die zu erbringenden Leistungen. Dies ist wesentlich, um eine Terminplanung durchführen zu können und die Basis für die projektspezifische Ressourcenplanung.
Der Balkenplan liefert wertvolle Information über die zeitliche Planung des Projekts. Hier sind nicht nur die Start- und Endtermine der einzelnen Arbeitspakete sichtbar, es werden vor allem auch die Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen dargestellt.
Sind die Leistungen in Form von Arbeitspaketen erstellt und auch zeitlich geplant (Balkenplan), können die Arbeitspaketverantwortlichen eine realistische Ressourcenplanung auf Arbeitspaketebene erstellen. Als nächsten Schritt kann nun der Kapazitätsbedarf des Projektes definiert und mit die Verfügbarkeiten geprüft werden.
Was ein Tool auf Einzelprojektebene leisten sollte:
- Bereitstellung einer Vorlage für einen professionellen Projektauftrag mit allen relevanten Informationen (inkl. Ressourcen)
- Einfaches Erstellen eines Projektstrukturplans und die Möglichkeit, diesen schnell und pragmatisch zu aktualisieren
- Automatisches Generieren eines Balkenplans
- Planung von Ressourcen auf Arbeitspaketebene pro Abteilung / Team oder Mitarbeiter
- Automatisches Generieren einer Ressourcenübersicht
- Aussagekräftiger, standardisierter Statusbericht
- Darstellung dieser projektrelevanten Informationen in einem Tool
Ressourcenplanung in der Linie
Für die Ressourcenplanung in der Linie (Abteilung / Team) ermittelt der Ressourcenverantwortliche zunächst die Gesamtkapazität seiner Mitarbeiter, indem er die Arbeitszeit pro Mitarbeiter definiert und um eventuell geplante Überstunden ergänzt. Von dieser werden geplante Abwesenheiten wie Urlaube, Fortbildungen oder Außendiensteinsätze, oder ähnliches abgezogen (Verfügbarkeit).
Im nächsten Schritt werden die Aufwände für Standardlinientätigkeiten geplant. Dafür werden alle Routinetätigkeiten (alles, was nicht Projektarbeit ist) zusammengefasst. Die Planung von Aufgaben, die prinzipiell keinen hohen Ressourcenbedarf in Anspruch nehmen, werden häufig in einer Linientätigkeit miteingeplant, um unnötigen Administrationsaufwand zu vermeiden. Diese Linienkapazität wird von der Verfügbarkeit abgezogen: der Rest ist Projektverfügbarkeit.
Die Projektverfügbarkeit kann jetzt den zugeordneten Projekten der Mitarbeiter gegenübergestellt werden. Spätestens jetzt sind Unter- bzw. Überlastungen sofort sichtbar!
Was ein Tool im Bezug auf die Ressourcenplanung in der Linie für Sie tun können sollte:
- Übersichtliche Darstellung aller Linientätigkeiten auf Personen- und Teamebene
- Errechnung der Projektverfügbarkeit
- Darstellung von Über- und Unterlastungen
Konsolidierung verplanter Kapazitäten und Verfügbarkeiten auf Portfolioebene
Die Portfolioebene spielt beim unternehmensweiten Ressourcenmanagement eine zentrale Rolle: hier werden die verplanten Bedarfe aller Projekte den verfügbaren Ressourcen aus den Abteilungen (Teams) gegenübergestellt. Diese Zusammenführung verplanter Bedarfe und Verfügbarkeiten bringt den verantwortlichen Führungskräften (Projektesteuerungskreis) ein wesentliches Steuerungstool. Denn sich anbahnende Unter- oder Überlastungen können frühzeitig erkannt und somit rechtzeitig entsprechend entgegengewirkt werden.
Das Ressourcenmanagement auf Portfolioebene unterstützt bei der Beauftragung neuer Projekte (sind die notwendigen Ressourcen überhaupt vorhanden?), der Priorisierung (wo investieren wir unsere Ressourcen?) und Steuerung laufender Projekte (zB temporäres Stoppen von strategisch weniger wichtigen Projekten bei Ressourcenengpässen).
Was ein Tool auf Portfolioebene für Sie tun können sollte:
- Schnittstelle, um die Projektverfügbarkeit einzelner Teams- und Abteilungen übernehmen zu können
- Schnittstelle, um die geplanten Kapazitäten aus den Projektplänen zu übernehmen
- Möglichkeit, Ressourcenanfragen den Verfügbarkeiten gegenüberzustellen
- Simulationsmöglichkeiten zur Unterstützung der Entscheidungsfindung
Operatives Ressourcenmanagement zwischen Projekten & Abteilungen
Sind alle Projekte definiert, erfolgt für die beauftragten Projekte eine Ressourcenzusicherung. Das bedeutet, die jeweils in Projekten involvierten Personen werden dem Projekt zugewiesen und deren geplante Projektarbeitszeit definiert. Durch die Kombination mit den schon definierten Linienaufgaben können sich daraus gegebenenfalls Überlastungen von Mitarbeitern ergeben.
Gut ausgelastete Mitarbeiter, werden durch Projektarbeit zusätzlich beansprucht und häufig überlastet. Sinn und Zweck einer guten Ressourcenplanung ist es, diesen Zustand nur temporär zuzulassen und für eine adäquate Mitarbeiterauslastung zu sorgen.
Team- und Abteilungsleiter bekommen mit dem richtigen Werkzeug eine essenzielle Übersicht zur Planung ihrer Ressourcen in die Hand: Sie können auf einen Blick erkennen, wie intensiv Mitarbeiter mit welchen Tätigkeiten beschäftigt sind, wann Urlaube anstehen und wo sich Überlastungen abzeichnen. Darüber hinaus erhalten Team- und Abteilungsleiter ein besseres Verständnis über die Gesamtressourcensituation ihres Teams bzw. ihrer Abteilung. Etwaige Ressourcenengpässe können frühzeitig in Abteilungs- oder Team-Jour Fixe besprochen und konkrete Steuerungsmaßnahmen abgeleitet werden. Der Setting Milestones Ressource Manager bietet dafür ein integriertes Meeting Management, mit dem getroffene Entscheidungen und vereinbarte Todos einfach protokolliert werden können.
Was ein Tool im operativen Ressourcenmanagement für Sie tun können sollte:
- Darstellung der Gesamtkapazität für Mitarbeiter, Teams und Abteilungen
- Darstellung der Abwesenheiten
- Darstellung der Linientätigkeiten für Mitarbeiter, Teams und Abteilungen
- Darstellung der Projektverfügbarkeit für Mitarbeiter, Teams und Abteilungen
- Zuordnung der Projekte zu Mitarbeitern
- Darstellungen von Über- und Unterlastungen auf Personen-, Team- und Abteilungsebene
- Integrierte Meetingmanagement Funktion zur einfachen Protokollierung von Abstimmungen
Professionalität und Einheitlichkeit auf allen Ebenen –möglich mit entsprechender Toolunterstützung
Software dient Menschen als Werkzeug für eine Verbesserung und Erleichterung der definierten Prozesse. Das Werkzeug ermöglicht einen einheitlichen Standard sicherzustellen und diesen proaktiv zu unterstützen. Beim Ressourcenmanagement stehen Unternehmen hier häufig vor der Herausforderung, die IT-Unterstützung ganzheitlich (unter Berücksichtigung aller Schnittstellen zwischen Projekten und Abteilungen) und nicht zu komplex zu gestalten.
Wir haben aus diesem Grund unser Erfolgskonzept der MS Excel basierenden Tools fortgesetzt. Der Setting Milestones Resource Manager funktioniert mit MS Excel und ist damit mit unserem Project Handbook und unserem Project Portfolio kompatibel. Die bekannte Oberfläche von MS Excel gewährleistet darüber hinaus die Anwenderfreundlichkeit.
Angebot: Professionelle IT-Unterstützung im Ressourcenmanagement testen
Wenn Sie ein Ressourcenmanagement einführen oder optimieren wollen und ihnen fehlen die notwendigen Tools dazu, dann haben wir folgendes Angebot für sie:
- Durchführung eines Ressourcenmanagement-Workshop zur Detaildefinition ihres spezifischen Ressourcenmanagement-Ansatzes
- 1 Schulungstag für die notwendigen PM-Tools
- Bereitstellung der notwendigen Tools für eine 3 Monate Teststellung:
project handbook für die Projektplanung project portfolio für das Portfoliomanagement und ressourcemanager für das Ressourcenmanagement in der Abteilung
- Telefon- und Websupport
Für einen Kennenlernpreis von € 2.900.- zuzüglich Ust. und Spesen. Unsere Experten für unsere Tools stehen Ihnen auch darüber hinaus jederzeit gerne zur Verfügung!