Oder: ein kurzer Abriss über das „etwas andere“, das agile Projektmanagement

Die Begriffe „Agiles Projektmanagement“ und „Scrum“ sind aktuell in aller Munde. Handelt es sich hier nur um einen kurzlebigen Trend oder ist Scrum auch für Sie genau die richtige Methode, um Ihre Projekte effizient abzuwickeln?

Projekte zur Strategieumsetzung und Projekte in den Bereichen IT, Organisation und F&E zeichnen sich durch eine besonders hohe Komplexität aus. Die hohe Rate erfolgloser oder Projekte mit großen Komplikationen in diesen Bereichen zeigt uns, dass wir an derartige Vorhaben mit anderen Planungs- und Umsetzungsmethoden herangehen müssen. Agiles Projektmanagement – entstanden in der Softwareentwicklung als „SCRUM“ ist eine für komplexe und turbulente Projekte bewährte Methode, um solche Vorhaben mit geringem Planungsaufwand erfolgreich abzuschließen. Seit mehr als 10 Jahren wird Scrum zusätzlich zur IT-Branchen in anderen Branchen eingesetzt. Bewegliche (agile) Werkzeuge stehen dabei im Gegensatz zu klassischen Projektmanagement-Methoden im Vordergrund.

 Wir haben die wichtigsten Facts zu diesem Thema im folgenden Artikel kurz und prägnant für Sie zusammengefasst:

Was versteht man unter „Scrum“?

Scrum bedeutet im Englischen „Gedränge“ und steht für eine Sammlung von verschiedenen Arbeitstechniken, Strukturen, Rollen und Methoden für das Projektmanagement im Rahmen agiler Softwareentwicklung.

Es ist ein Vorgehensmodell, das nur wenige Festlegungen trifft. Die Teams bzw. Entwickler organisieren sich weitgehend selbst und wählen auch die eingesetzten Methoden selbst aus. Darüber hinaus werden sowohl das Vorgehen als auch die Methoden ständig den aktuellen Erfordernissen angepasst.

Scrum knüpft an viele Grundannahmen einer Schlanken Produktion (engl. lean production) an und überträgt Erfahrungen aus der Automobilbranche auf die Softwareentwicklung.

Im Mittelpunkt steht eine ständige Weiterentwicklung aller am Prozess Beteiligten, also der Mitarbeiter, der Herstellungsprozesse, der Arbeitsmittel und Methoden, aber auch der Kunden und Partner. Sie alle vereint das Ziel und dadurch das Bestreben, die Produktion ständig zu verbessern, um höchste Qualität bei niedrigstem Aufwand zu erreichen.

Bei Scrum wird grundsätzlich angenommen, dass Produktfertigungs- und Entwicklungsprozesse zu komplex sind, um sie im Voraus genau vorherplanen zu können. Somit ist es produktiver, wenn sich ein Team innerhalb eines klar abgesteckten äußeren Rahmens selbst organisiert und dabei gemeinsam die Verantwortung für die Fertigstellung der gewählten Aufgabenpakete trägt. Traditionelle Werkzeuge, mit denen das Management die Zusammenarbeit im Team „von oben“ kontrolliert und reguliert, werden abgelehnt.

Scrum basiert als agile Methode auf „Werten“, die im sogenannten Agilen Manifest von den Scrum-Gründungsvätern (u.a. von Ken Schwaber, Kent Beck, Alistair Cockburn, Ward Cunningham und Martin Fowler) im Jahr 2001 festgelegt wurden: (http://agilemanifesto.org)

  1. Individuen und Interaktionen gelten mehr als Prozesse und Tools.
  2. Funktionierende Programme gelten mehr als ausführliche Dokumentation.
  3. Die stetige Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über Verträgen.
  4. Der Mut und die Offenheit für Änderungen steht über dem Befolgen eines festgelegten Plans.

 

Wie sind die Projektrollen bei Scrum verteilt?

Bei Scrum gibt es drei klar getrennte Rollen mit genau definierten Aufgaben:

Der Product Owner legt das gemeinsame Ziel fest, das das Team erreichen muss, und stellt das dafür notwendige Budget zur Verfügung. Er setzt regelmäßig die Prioritäten der einzelnen Produktentwicklungsschritte im Product Backlog. Dadurch legt er fest, welche die wichtigsten Features sind, aus denen das Entwicklungsteam eine Auswahl für den nächsten Sprint trifft.

Das Team schätzt die Aufwände der einzelnen Product-Backlog-Elemente ab und beginnt mit der Implementierung der für den nächsten Sprint machbaren Elemente. Dazu wird vor dem Beginn des Sprints ein Planungstreffen durchgeführt, bei dem die höchst priorisierten Elemente des Backlogs und konkrete Aufgaben aufgeteilt werden. Das Team arbeitet selbstorganisiert im Rahmen einer Time Box (dem Sprint), und hat das Recht (und die Pflicht), selbst zu entscheiden, wie viele Elemente des Backlogs nach dem nächsten Sprint erreicht werden müssen.

Der Scrum Master ist weder Product Owner noch Teil des Teams. Er hat die Aufgabe, die Prozesse der Entwicklung und Planung durchzuführen und die Aufteilung der Rollen und Rechte aller Beteiligten zu überwachen. Er gewährleistet Transparenz während der gesamten Entwicklung, zeigt Verbesserungspotentiale auf und sorgt dafür, dass das Team produktiv ist, also die Arbeitsbedingungen stimmen und die Teammitglieder zufrieden sind. Allerdings ist der Scrum Master nicht für die Kommunikation zwischen Team und Product Owner verantwortlich, da diese direkt miteinander kommunizieren.

Diese Rollenaufteilung zeichnet aus, dass das Team sich selbst organisiert. Der Product Owner gibt nicht vor, welches Teammitglied wann was zu erledigen und wem es zuzuarbeiten hat. Somit kann im Gegenzug durch diese relativ freie Arbeitsweise schnell und unkompliziert auf unvorhergesehene Anforderungsänderungen auch bei sehr komplexen Aufgaben reagiert werden.

Was bildet den formellen Rahmen für die Projektbeteiligten?

Das Product Backlog enthält alle funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen des zu entwickelnden Produkts, die der Kunde wünscht, zuzüglich technischer Abhängigkeiten. Das Product Backlog muss nicht vollständig sein, es wird laufend fortgeführt.

Für jeden Sprint wird ein Sprint Backlog erstellt, in diesen werden Anforderungen übernommen, die während des Sprints umgesetzt werden müssen. Bei der Planung des Sprints werden nur so viele Aufgaben eingeplant, wie das Team an Kapazität aufweisen kann. Am Ende eines Sprints liegt ein Inkrement (ein theoretisch auslieferbares Teilprodukt) vor, das in sich fertig entwickelt, getestet und dokumentiert ist.

Das zentrale Element von Scrum ist der Sprint. Ein Sprint bezeichnet die Umsetzung einer Iteration, wobei Scrum ca. 30 Tage als Iterationslänge vorschlägt. Zum Sprint organisiert sich das Entwicklungsteam selbst, es braucht also keine detaillierten methodischen Vorschriften.

In die Impediment List werden alle Hindernisse des Projekts eingetragen. Der Scrum-Master ist dafür zuständig, diese gemeinsam mit dem Team auszuräumen.

Wie laufen die Abstimmungsprozesse und der Informationsfluss bei Scrum?

An jedem Tag findet ein kurzes (maximal 15-minütiges) Scrum-Meeting zum Informationsaustausch im Team statt, bei dem folgende Fragen von den Teammitgliedern beantwortet werden:

  • „Bist du gestern mit dem fertig geworden, was du dir vorgenommen hast?“
  • „Welche Aufgaben wirst du bis zum nächsten Meeting bearbeiten?“
  • „Gibt es ein Hindernis, das dich blockiert?“

Erledigte Aufgaben und Features werden anschließend im Burndown Graph aktualisiert. Falls neue Hindernisse erkannt wurden, werden sie in das Impediment Backlog und müssen vom Scrum Master bearbeitet werden.

Nach einem Sprint wird das Sprint-Ergebnis (Inkrement) einem informellen Review durch Team und Kunden unterzogen. Dazu wird das Ergebnis des Sprints (z.B. die laufende Software) vorgeführt. Der Kunde prüft, ob das Sprint-Ergebnis seinen Anforderungen entspricht, eventuelle Änderungen werden im Product Backlog dokumentiert.

In der Retrospektive wird die zurückliegende Sprint-Phase betrachtet. Es handelt sich dabei nicht um Lessons Learned, sondern um einen zunächst wertfreien Rückblick auf die Ereignisse des Sprints. „Was war gut?“ (Best practice) bzw. „Was könnte verbessert werden?“ (Verbesserungspotential)

Jedes Verbesserungspotential wird priorisiert und einem Verantwortungsbereich zugeordnet. Alle der Organisation zugeordneten Themen werden vom Scrum Master aufgenommen und in das Impediment Backlog eingetragen. Alle teambezogenen Punkte werden in das Product Backlog aufgenommen.

Der Scrum-Prozess im Überblick

Was bietet Setting Milestones im Bereich Agiles Projektmanagement an?

Wir begleiten unsere Kunden beim gesamten Prozess der agilen Transformation, von der Beratung rund um die Einführung eines agilen Frameworks über die Durchführung von Schulungen zum Kompetenzaufbau bis hin zur praktischen Unterstützung bei der Einarbeitung der Mitarbeiter in die verschiedenen Rollen und Methoden.

Unser aktuelles Angebot an Trainings zur Scrum-Methode finden Sie: hier – und für alle weiteren Fragen steht Ihnen unser Team jederzeit gerne zur Verfügung!

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