Projektfokussierung statt Multitasking

Es gibt Zeiten, da ist man gut damit beraten, sich auf etwas besonders zu konzentrieren. Das gilt auch für die Startphase eines Projektes. Wir sind nämlich davon überzeugt, dass genau dort der Grundstein für den Projekterfolg gelegt wird. Leider erlauben es lange Todo-Listen, zu viele Linienaufgaben, Besprechungen und E-Mails kaum, der Projektstartphase die Aufmerksamkeit zu widmen, die sie bräuchte. Wir von Setting Milestones stellen uns dieser Tatsache und holen unsere Kunden für zwei Tage zu uns ins Gewölbe. Dort garantieren wir nicht nur vollen Fokus und eine hohe Produktivität, sondern auch eine professionelle Projektplanung und ein motiviertes und gut gelauntes Projektteam.

Es ist immer wieder erstaunlich, wie lange manche wissenschaftlichen Erkenntnisse brauchen, um Anwendung in der Praxis zu finden. Denken Sie beispielsweise an die neuesten Lernmethoden und wie Inhalte in Schulen, an Universitäten oder in Seminaren noch immer vermittelt werden. Oder daran, was den Menschen gesund hält und wie unser Gesundheitswesen funktioniert. Multitasking ist ein ähnliches Phänomen, das mehr durch Gerüchte und subjektive Empfindungen als durch wissenschaftliche Fakten genährt wird. Diese berichten von etwas anderem: nämlich davon, dass Multitasking neurobiologisch nicht möglich ist, weil unser Gehirn Informationen nur seriell verarbeiten kann. Multitasking ist somit ein Mythos! In zahlreichen Studien konnten Neurobiologen und Arbeitspsychologen nachweisen, dass scheinbares Multitasking, das im Gehirn nicht mehr als ein schnelles Hin- und Herwechseln zwischen Informationen ist, zu einem Leistungsverlust von bis zu 40 % führen kann.

Wir werden in der Praxis mit diesem Phänomen regelmäßig konfrontiert. Viele Projektleiter und -mitarbeiter, mit denen wir zusammenarbeiten, arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig oder haben ihre Projektaufgaben zusätzlich zu einer oft 100%igen Auslastung im Linienjob zu meistern. Ihr Arbeitsalltag ist von einem permanenten Hin- und Herwechseln zwischen den unterschiedlichen Aufgaben geprägt – stets mit großem Druck und hoher Intensität. Das hat Konsequenzen für die Qualität der Arbeit und den Projekterfolg – insbesondere dann, wenn in der Startphase des Projektes der Fokus fehlt. Bei vielen unserer Kunden dauert der Startprozess sechs bis zehn Wochen. Sie starten mit einer Vorbereitung durch den Projektleiter und einem Start-Workshop, in dem die Projektpläne im Team gemeinsam erarbeitet oder überarbeitet werden. Arbeitspaketspezifikation, Ressourcen- und Kostenplanung sowie die Detailterminplanung ist von den Arbeitspaketverantwortlichen im Anschluss an den Workshop selbständig auszuarbeiten. Die sehr wesentliche Abstimmung dieser Detailprojektpläne und Finalisierung der Pläne findet in vielen Fällen allerdings erst Wochen nach dem Start-Workshop des Projektes statt, weil es sich zumeist als sehr schwierig erweist, einen gemeinsamen Termin zu finden und die Mitarbeiter schlicht keine Zeit finden, ihrer Planungsarbeit nachzukommen. Dass diese Situation nicht nur die Projektlaufzeit verlängert, sondern auch die Produktivität des Projektteams verringert und darüber hinaus tendenziell negative Auswirkungen auf die Qualität der Planung und Projektergebnisse hat, liegt auf der Hand: Der Projektleiter muss sich bei jedem Workshop wieder um die Motivation seiner Mitarbeiter bemühen, ihnen die Vision vor Augen führen, ein Big Picture generieren umso Engagement und Commitment erneut zu erzeugen. Ähnlich mühsam ist es für die inhaltlich involvierten Projektmitarbeiter, die sich wieder und wieder in die Thematik einfinden müssen, viel häufiger Redundanzen erzeugen und in Summe wesentlich mehr Zeit und Energie für Ihre Arbeiten benötigen.

Aus all diesen Gründen empfehlen wir unseren Kunden ihre Projektplanung in 2 Tagen – möglichst außerhalb ihres Büroumfelds, mit vollem Projektfokus und einem Höchstmaß an Produktivität durchzuführen.

Abb: Klassischer Projektstartprozess in neuem Design

 

Das Ende eines Projekts bahnt sich mit seinem Anfang an!

Zwei Tage, die sich aus unserer Sicht absolut bezahlt machen! Wir sind nämlich davon überzeugt, dass die Qualität der Projektplanung über die Qualität des gesamten Projektes entscheidet! Alles, was hier berücksichtigt wird, muss im Projektverlauf nicht nachträglich ergänzt und teils mit erheblichem Mehraufwand nachgeholt werden. Wichtig und absolut erfolgskritisch dabei ist ein gewisses Maß an Ruhe und Fokus sowie die Anwesenheit aller relevanten Personen. In einem zweitätigen Workshop kann all dies sichergestellt werden – und es macht den Teilnehmern darüber hinaus auch noch Spaß! Vergessen Sie nämlich nicht, dass in dieser Projektphase neben der Projektplanung auch ein sehr wesentlicher Teambildungsprozess abläuft, der den Projekterfolg und die Motivation maßgeblich beeinflusst.

All diese Überlegungen münden in unser Projektstart- bzw. Projektplanungspaket:

Wir planen mit Ihnen und Ihrem Team Ihr Projekt in 2 Tagen: In einem speziellen Projektraum konzentrieren Sie sich 2 Tage nur auf Ihr kommendes Projekt abseits des Büroalltags. Dabei  unterstützen wir Sie bei der Erstellung der Projektpläne, moderieren Ihren Start-Workshop und dokumentieren parallel die Pläne in einem zur Verfügung gestellten PM-Tool. Die Pausen und den Abend nutzen wir für Teamentwicklungsmaßnahmen. Sie werden sehen, dass diese Form des Projektstarts Spaß macht, Motivation für ihr Projekt und eine nicht vergleichbare Planungsqualität schafft!


Abb. Typischer Ablauf eines 2-Tages-Workshops

 

Weitere Informationen zu unserem „Projektplanung in 2 Tagen“ Angebot finden Sie hier.

Wie läuft der Projektstartprozess in Ihrem Unternehmen ab? Können Sie unsere Erfahrungen teilen? Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldungen! Gerne informieren wir Sie auch weiterführend zu unserem 2-Tages-Workshop – nehmen Sie einfach mit mir Kontakt auf. Sie erreichen mich unter christian.sterrer@settingmilestones.com.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quelle:
http://www.wissenschaft.de/archiv/-/journal_content/56/12054/1597741/DER-MYTHOS-VOM-MULTITASKING/

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